Privacyrechten bij ziekteverzuim

De griepgolf schijnt er weer aan te komen. Hoe ga je als ondernemer om met de privacy rechten van je werknemers bij een ziekmelding?

Als werkgever mag je een aantal gegevens van vragen. Bijvoorbeeld om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met de werkzaamheden. Of om te kunnen (laten) controleren of de medewerker wel echt ziek is. Maar als werkgever moet je hierbij wel rekening houden met de privacy van de werknemer. Als werkgever mag je daarom alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn zoals:

• Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
• Hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren.
• De lopende werkzaamheden en afspraken.
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Maar als werkgever mag je niet vragen of het verzuim werk gerelateerd is.
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke).

Wat mag je niet vragen en registreren

Het is verboden om informatie over de aard en oorzaak van iemands ziekmelding te registreren. U mag er ook niet naar vragen. Dat is aan de arbodienst/bedrijfsarts.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Oftewel: gevoelige, persoonlijke informatie. Ieder mens heeft het recht om die gegevens zo veel mogelijk voor zichzelf te houden.

Werknemer geeft informatie zelf

Deelt uw werknemer spontaan informatie over zijn/haar ziekte? Ook dan mag u dit als werkgever niet vastleggen. Of het gebruiken om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid van uw werknemer. Dat is aan de arbodienst/bedrijfsarts.

U mag ook niet registreren welke medicijnen uw werknemer gebruikt. Wel kunt u als werkgever natuurlijk een luisterend oor bieden.

Uitzonderlijke situaties

Alleen in uitzonderlijke gevallen mag u gegevens over de aard en oorzaak van ziekte in het personeelsdossier van uw werknemer registreren.

Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer epilepsie heeft en collega's hiervan op de hoogte moeten zijn. Zodat ze weten wat ze moeten doen als uw werknemer een aanval krijgt.

Uw werknemer kan dit ook via de bedrijfsarts/arbodienst melden.

Wat mag ik over iemands afwezigheid vertellen aan collega's?

Hoewel u er niet naar mag vragen, vertellen veel werknemers uit zichzelf waarom zij zich ziek melden. Het is begrijpelijk dat u die informatie vanuit betrokkenheid met de naaste collega's wilt delen. Maar wat uw werknemer over zijn/haar ziekte wil delen, blijft aan uw werknemer.

Collega's informeren

Natuurlijk mag u de directe collega's wel informeren over de verwachte duur van de afwezigheid.

Ook kunt u uw zieke werknemer de open vraag stellen wat hij/zij wil dat u aan de naaste collega's vertelt.

Verder kunt u tegen de andere medewerkers zeggen dat het aan de betreffende werknemer is om meer informatie te delen.

Geen druk

Het is in ieder geval belangrijk dat uw zieke werknemer zich op geen enkele manier onder druk gezet voelt om informatie over zijn ziekte te delen. Met u en de collega's.

Dit speelt een extra belangrijke rol in de relatie werkgever-werknemer. Uw werknemer staat namelijk onder uw gezag. En kan zich hierdoor eerder verplicht voelen om informatie over zijn/haar ziekte te delen wanneer u daarnaar vraagt.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen neem dan contact met me op via info@adviesbureaukoot.nl of via het contactformulier